El proyecto trata sobre el desarrollo de un conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a la planificación, dirección y control de los recursos físicos, tecnológicos y financieros del talento humano, para el eficiente funcionamiento del Digesto Administrativo Temático Provincial (DAP). La organización temática se estructura en orden General y por áreas administrativas en particular con el propósito de establecer un sistema de información legal a los efectos de brindar un servicio destinado a las organizaciones públicas y privadas.
Debido a la gran cantidad de consultas diarias realizadas al DAP se llega a una situación tal, que la persona encargada de la división resulta desbordada por la demanda, razón por la cual se pensó en mejorar la forma de brindar la información a través de un sistema de digitalización documental; que a la vez sirviese para preservar la documentación en soporte papel, evitando su deterioro por el uso intensivo del mismo. Se plantea la necesidad imperiosa de contar con un equipo de personas cuyos talentos debidamente asignados a funciones dedicadas especialmente a dicha labor,el mismo que debe estar al frente por su experiencia o lo que se define como gestion de conocimiento. Además al existir normas legales que respaldan la creación de el DAP (Resolución 17-CGP-77) y la implementación de un proceso de Digitalización Documental (Resolución 14-CGP-05), se pensó en encarar un proyecto con base en la Contaduría General y proyección hacia las distintas áreas de gobierno provincial y municipal., con la posibilidad de actuar desde nuestro centro como Fiscalizadores Documentales. Y debido a que en otros aspectos se necesitada un encuadre legal que sirva de respaldo al proyecto a los efectos de poder tener una mayor presencia administrativa, es que se pensó en el dictado de una norma legal que reglamente al DAP.
Objetivos Generales
Mejorar la gestión para alcanzar prácticas que conduzcan al logro de la calidad en la información que se brinda a todos los usuarios del sistema, cuando se consulta el DAP.
Mejoras en la implementación de la Informatización del sistema.
Mejoras en el encuadre legal del DAP.
Compartir la información almacenada de manera bidireccional usando las nuevas tecnologías de la comunicación y de la información.
Construcción de políticas compartidas entre los coordinadores del DAP y los usuarios del sistema aplicadas a la fiscalización documental.
Objetivos específicos
Profundizar sobre el aprendizaje de la gestión para lograr una mejora y transformación en el DAP.
Articular las distintas acciones que se realizan en el DAP en un plan de mejora y ordenarlas en pos de la realización de la misión propuesta.
Generar en el DAP un sistema de Gestión que permita crear indicadores para el monitoreo y la mejora del sistema.
Proveer al DAP del componente humano necesario para poder administrarlo correctamente.
Lograr el compromiso de las partes que interactúan con el DAP para procurar acciones que favorezcan la mejora continua del sistema.
Metas de logros
El DAP busca fortalecer el liderazgo como centro de consulta, basados en la eficiencia del sistema y ser un referente como articulador de gestión documental.
Establecer funciones y niveles jerárquicas, para crear los lineamientos de trabajo y organizar el equipo en base a la definición de roles.
Seguimiento del cumplimiento del proyecto a cargo de los coordinadores del sistema.
Búsqueda de la construcción de equipos de trabajo a través de la incorporación del factor humano, donde los mismos pueden o no tener un perfil definido para su incorporación.
Construcción de lineamientos que permitan dotar al sistema de un buen flujo de información documental.
Elaboración para su aprobación de proyectos legales que le den al DAP el encuadre normativo necesario para su aplicación.
Acompañamiento en la comunicación del proyecto a las distintas áreas gubernamentales a los efectos de poder mostrar nuestro trabajo y sumar voluntades que lo apoyen.
Desarrollo de un manual de orientación del usuario.
Generar responsabilidad compartida con los usuarios.
Concentrar y compartir información con el usuario.
Para ello es que necesitamos incorporar nuevas tecnologías que permitan una mejora y rapidez en la captura y carga de la información, haciendo partícipes voluntarios a los usuarios del sistema, quienes, además de poder transmitirnos sus inquietudes y buscar la normativa que necesiten, ahora podrán cooperar con nuestra tarea, incorporando a nuestra página web la posibilidad de que los usuarios agreguen documentos, decretos o normas legales actuales a nuestro sistema de repositorio temporal de datos, una vez que la información previamente requerida por los miembros del DAP, se encuentre cargada por alguno de los usuarios en dicha base de datos, se mantendrá en “espera”, hasta la efectiva fiscalización, clasificación y carga definitiva de la misma por el sector administrativo del sistema DAP en la base de datos definitiva del DAP.
Una vez logrado este circuito, la información estará disponible en la página web, lista para ser consultada por los interesados.
Nuestros Indicadores
Lo solicitado precedentemente surge de un pormenorizado análisis de la situación actual del DAP, efectuada por un continuo monitoreo del realizado con el sistema “Google Analytics”, programa que resalta las condiciones de evolución de la página web (por ej. el sorprendente incremento en la cantidad de visitas).
Para dar mayor claridad a lo pretendido por los miembros del DAP, es que se explicará cuáles son los indicadores básicos a tener en cuenta para medir la Calidad del desempeño del Digesto Administrativo Provincial:
Indicadores de cumplimiento: Tienen que ver con la conclusión de una tarea y/o trabajo por ejemplo cumplimiento en el programa de carga y desarrollo de las mejoras en el sistema.
Indicadores de evaluación: Tienen que ver con el rendimiento que se obtiene de una tarea. Los indicadores de evaluación están relacionados con las razones y/o los métodos que ayudan a identificar nuestras fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora. Ejemplo evaluación del proceso de gestión de búsqueda de la información, a efectos de que la misma se mantenga constantemente actualizada a disposición de los usuarios.
Indicadores de eficiencia: Tiene que ver con la actitud y la capacidad para llevar a cabo un trabajo o una tarea con el mínimo de recursos, por ejemplo el recurso humano que en éste DAP es limitado.
Indicadores de eficacia: Tiene que ver con hacer efectivo un intento o propósito, está relacionado con las razones que indican capacidad o aciertos en la consecución de tareas y/o trabajos, por ejemplo el grado de satisfacción de los usuarios que se traduce en el notable incremento de las consultas.
Indicadores de Gestión: Tiene que ver con administrar y/o establecer acciones concretas para hacer realidad las tareas y/o trabajos programados y planificados , por ejemplo administrar la pagina Web cargando la documentación que llega al DAP en forma inmediata.
Ahora bien, el propósito de estos indicadores que forman parte de la medición, es aportar un camino correcto para que se cumplan las metas establecidas, en este caso, el obtener la información pertinente, directamente de las áreas de la Administración Pública Provincial, mediante el formato preestablecido por nuestro Centro de Sistematización de Datos, a efectos de optimizar el servicio que prestamos, cumpliendo con la planificación de mejoras propuestas para este 2014 por el DAP.
Teléfonos de Contacto : 0264-4306607 - 0264-4306597.